Laporan Praktik Kerja Lapangan di Pedagang Besar Farmasi

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION

CABANG SAMARINDA

Laporan ini telah diterima dan disahkan

Pada,    September 2011

Disetujui Oleh :

Pembimbing PKL :

SMK Farmasi Samarinda                                                        PT. Kimia Farma T & D

 (H. Wahyudin HP, SH)                                                     (Tiara Permana S.Farm.,Apt)

Mengetahui :

Kepala Sekolah

SMK Farmasi Samarinda

(Sudarso S.Pd, M.Si)

KATA PENGANTAR

      Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan  rahmat serta hidayah-Nya, karena kami dapat menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan dan Laporan Praktek Kerja Lapangan di Pedagang Besar Farmasi (PBF) PT Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Samarinda. Laporan ini berisi tentang semua lingkup kegiatan yang dilakukan serta hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan PKL.

      Kami juga ingin mengucapkan rasa terima kasih kepada pihak yang telah membantu dalam proses pengerjaan hingga laporan ini selesai. Laporan PKL ini dapat disusun berkat bantuan serta bimbingan dari berbagai pihak. Melalui laporan ini kami mengucapkan banyak terima kasih kepada :

1.      Allah SWT karena berkat rahmat, hidayah serta karunia-Nya lah kami dapat menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan di PT. Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Samarinda.

2.      Bapak Sudarso S.Pd.,M.Si selaku kepala sekolah SMK Farmasi Samarinda beserta segenap jajarannya yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk melaksanakan kegiatan PKL.

3.      Bapak H. Wahyudin HP, SH selaku guru pembimbing PKL yang telah memberi arahan serta bimbingan selama PKL berlangsung sampai Laporan PKL selesai.

4.      Bapak Michael M Roma selaku Branch Manager PT Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Samarinda yang telah memberi izin untuk melaksanakan PKL.

5.      Bapak Tiara Permana S.Farm.,Apt. selaku pembimbing PKL di PBF yang telah memberikan materi serta arahan selama PKL.

6.      Orang tua dan saudara kami tercinta yang telah memberikan dorongan, doa serta dukungan materi, sehingga kami dapat menjalankan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Samarinda.

      Sadar akan banyaknya kekurangan pada laporan ini maka kami pun masih mengharapkan saran dan kritik. Kami berharap laporan ini dapat berguna bagi para pembaca sekalian dan bisa dijadikan pengalaman untuk kita semua. Semoga segala bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada penulis mendapatkan balasan dari Allah SWT.

                                                  Samarinda, 25 Juni 2011

                                                Penulis  

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN……………………………………………………….......... i

KATA PENGANTAR…………………………………………………………….......... ii

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………... iii

BAB I    PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG…………………………………………………………... 1
2. TUJUAN PKL…………………………………………………………………... 2
3. MANFAAT PKL………………………………………………………………... 3

BAB II               TINJAUAN PUSTAKA

1. PENGERTIAN………………………………………………………………….. 4
2. PERUNDANG-UNDANGAN………………………………………………….. 5
3. TUGAS DAN FUNGSI PBF……………………………………………….….... 7

BAB III  GAMBARAN UMUM

1. RUANG LINGKUP PKL……………………………………………………….. 8
2. LINGKUP PKL…………………………………………………………………. 8
3. SEJARAH BERDIRINYA PBF……………………………………………….. 11
4. VISI DAN MISI………………………………………………………………... 14
5. TATA RUANG…………………………………………………………………. 14

BAB IV  KEGIATAN PKL

1. PENGERTIAN………………………………………………………………… 15
2. AKTIFITAS PBF…………………………………………………………….… 15

BAB V   PEMBAHASAN…………………………………………………………….. 21

BAB VI  PENUTUP

1. KESIMPULAN……………………………………………………………….... 24
2. SARAN………………………………………………………………………..... 26

GAMBAR…………………………………………………………………................... 27

LAMPIRAN…………………………………………………………………………... 30

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

      Farmasi merupakan suatu profesi kesehatan yang berhubungan dengan pembuatan dan distribusi dari produk yang berkhasiat obat. Farmasi juga meliputi profesi yang sah dan fungsi ekonomi dari distribusi produk yang berkhasiat obat yang baik dan aman. Dalam kegiatan farmasi utamanya sangat diperlukan instansi-instansi kesehatan, balai pengobatan ataupun konsumen lainnya yang telah ditentukan oleh Menteri Kesehatan. Salah satu distribusi dalam farmasi adalah Pedagang Besar Farmasi (PBF).

      Sebagai salah satu industri yang bergerak dalam bidang kesehatan masyarakat PT Kimia Farma (Persero) Tbk. memegang peranan yang sangat penting untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan produk yang berkhasiat obat. PT Kimia Farma (Persero) Tbk. memiliki dua anak perusahaan yaitu, PT Kimia Farma Trading & Distribution dan PT Kimia Farma Apotek. Dalam hal penyusunan laporan ini, Penulis hanya menjelaskan sekitar PT Kimia Farma Trading & Distribution cabang Samarinda. Dalam perusahaan PT Kimia Farma Trading & Distribution terdapat ruang lingkup dan permasalahan yang sangat beragam sehingga diperlukan suatu manajemen perusahaan yang baik sehingga perusahaan dapat berjalan dengan baik.

            Organisasi merupakan salah satu sarana yang dipergunakan oleh manajemen untuk mencapai tujuan-tujuan pokok usaha perusahaan. Dalam pencapaian tujuan pokok tersebut akan dilalui tahapan-tahapan yang berkaitan satu sama lain baik dari segi urutan kerja maupun dari segi fungsi masing-masing.

      Banyaknya jenis obat yang diproduksi dan yang diedarkan oleh Pedagang Besar Farmasi, sehingga sebuah organisasi memanajemenkan dengan baik, untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Dan dengan adanya persaingan diantara Pedagang Besar Farmasi lainnya, maka sebuah organisasi haruslah memiliki keterampilan khusus dalam mengelola pemasaran. Yang jadi permasalahan ialah bagaimana manajemen itu dapat melaksanakan dengan baik dan tepat secara cepat, bila hal ini dapat dilaksanakan dengan baik dan teratur diharapkan akan dapat diberlakukan sistem pengawasan dini, sehingga kemungkinan terjadinya kelalaian baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja akan dapat dideteksi sedini mungkin untuk dapat diadakan pencegahannya.

      Tata laksana adalah aturan atau prosedur yang dilakukan untuk mengurus kelangsungan suatu perusahaan. Dengan demikian bahwa setiap pelaksanaan pekerjaan itu mempunyai aturan dan prosedur. Misalnya dokumen yang diperlukan, siapa yang berhak mengesahkan dokumen tersebut dan misalnya dalam pengaturan obat-obatan, bagaimana distribusi obatnya, dari mana pendistribusiannya, didistribusikan kemana dan sebagainya.

B.   Tujuan PKL

1. Tujuan Umum

·     Memahami dasar-dasar pendistribusian obat dan sediaan farmasi lainnya di PBF selaku sebagai Tenaga Teknis Kefarmasian sehingga mampu berperan sebagai mitra kerja tenaga kesehatan yang siap pakai.

·             Mampu memahami proses pengelolaan obat dan pendistribusian sesuai dengan peraturan Perundang – Undangan dan etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kesehatan masyarakat.

·             Untuk meningkatkan dan menambah ilmu pengetahuan dan keterampilan tentang pengadaan, penyimpanan, dan pengelolaan distribusi dan pelayanan sediaan farmasi dan alat kesehatan di Pedagang Besar Farmasi.

2. Tujuan Khusus

·         Untuk meningkatkan atau menambah ilmu pengetahuan dalam hal mengelola obat, perbekalan farmasi dan pemasarannya.

·         Meningkatkan pengetahuan tentang ruang lingkup tanggung jawab sebagai Tenaga Teknis Kefarmasian dibidang kefarmasian khususnya di PBF.

·         Untuk menghasilkan Tenaga Teknis Kefarmasian yang professional, jujur dan bertanggung jawab dalam hal pelayanan kefarmasian kepada masyarakat.

C.   Manfaat PKL

1. Menambah ilmu pengetahuan dalam hal mengelola obat, perbekalan farmasi dan pemasarannya.
2. Dapat mengetahui secara langsung tata laksana pendistribusian dan pengelolaan sediaan farmasi lainnya di PBF yang sebelumnya hanya diketahui secara teoritis.
3. Dapat menyesuaikan atau mengembangkan teori yang sudah diterima disekolah dengan kenyataan yang ada di lapangan untuk dijadikan sebagai pembelajaran.
4. Dapat mengetahui bentuk-bentuk sediaan farmasi yang belum pernah ada di laboratorium sekolah.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.   Pengertian

       Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148/ MENKES/ PER/ VI/ 2011 tentang Pedagang Besar Farmasi yang dimaksud dengan Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

       Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1 ayat 12 yang berbunyi Pedagang Besar Farmasi adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memilki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

       Dalam Peraturan tersebut juga memberikan batasan terhadap beberapa hal yang berkaitan dengan kegiatan Pedagang Besar Farmasi yaitu batasan mengenai :

·         Perbekalan Farmasi adalah perbekalan yang meliputi obat, bahan obat dan alat kesehatan.

·         Sarana pelayanan kesehatan adalah apotik, rumah sakit, atau unit kesehatan lainnya yang ditetapkan Mentri Kesehatan, toko obat dan pengecer lainnya.

       Setiap PBF harus memiliki apoteker penanggung jawab yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat. Apoteker penanggung jawab harus memiliki izin sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

      Pedagang Besar Farmasi wajib memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, yaitu :

• Dilakukan oleh badan hukum , perseroan terbatas, koperasi, perusahaan nasional, maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah memperoleh perusahaan nasional.
• Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
• Memiliki Apoteker sebagai penanggung jawab dan Tenaga Teknis Kefarmasiaan yang bekerja penuh.
• Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundang- undangan dibidang farmasi.

B.   Perundang –Undangan

• Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.

• Tenaga Kefarmasian adalah tenaga yang melakukan pekerjaan pekerjan kefarmasian yang terdiri atas Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian.

• Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.
• Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian,yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi / Asisten Apoteker.
• Surat Tanda Registrasi Apoteker, yang selanjutnya disingkat STRA adalah bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi.
• Surat Tanda Registrasi Tenaga Teknis Kefarmasian, yang selanjutnya disingkat STRTTK adalah bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri kepada Tenaga Teknis Kefarmasian yang telah diregistrasi.
• Surat Izin Kerja Apoteker, yang selanjutnya disebut SIKA adalah surat izin praktik yang diberikan kepada Apoteker untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas produksi atau fasilitas distribusi atau penyaluran.
• Surat Izin Kerja Tenaga Teknis Kefarmasian, yang selanjutnya disebut SIKTTK adalah surat izin praktik yang diberikan kepada Tenaga Teknis Kefarmasian untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas kefarmasian.
• Fasilitas Distribusi atau Penyaluran sediaan Farmasi adalah sarana yang digunakan untuk mendistribusikan atau menyalurkan sediaan farmasi, yaitu Pedagang Besar Farmasi.   
• Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.
• Perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
• Alat kesehatan adalah bahan, instrument aparatus, mesin, implan yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan pada manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
• Standar kefarmasiaan adalah pedoman untuk melakukan pekerjaan kefarmasiaan pada fasilitas produksi, distribusi atau penyaluran, dan pelayanan kefarmasiaan.

·         Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.

• Larangan bagi Pedagang Besar Farmasi yaitu menjual perbekalan farmasi secara eceran baik ditempat kerjanya maupun ditempat lain; melayani resep dokter; melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran Narkotika tanpa izin khusus dari Mentri Kesehatan.
• Izin usaha Pedagang Besar Farmasi akan dicabut jika, tidak mempekerjakan Apoteker penanggung jawab yang memilki surat izin kerja ; tidak aktif lagi dalam penyaluran obatselama satu tahun ; tidak lagi memenuhi persyaratan usaha sebagaimana ditetapkan dala peraturan ; tidak lagi menyampaikan informasi Pedagang Besar Farmasi tiga kali berturut turut ; tidak memenuhi ketentuan tat cara penyaluran perbekalan farmasi sebagaimana yang ditetapkan.

C.   Tugas dan Fungsi PBF

      Untuk melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah kecil maupun jumlah besar sesuai ketentuan Perundang-undangan yang berlaku. Pedagang Besar Farmasi dapat menyalurkan perbekalan farmasi ke apotek, rumah sakit, atau unit pelayanan kesehatan lainnya yang ditetapkan Mentri Kesehatan, toko obat dan pengecer lainnya.  

             

 

BAB III

GAMBARAN UMUM

A.   Ruang Lingkup PKL

      PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Cabang Samarinda

• Dibentuk                                 : 1 Maret 1985
• Jalur usaha                               : Trading & Distribution
• Pengelola saat ini                    : Tiara Permana S.,Farm Apt
• Branch Manager                      : Michael M Roma
• Supervisor Penjualan               : Simon Rocky
• Supervisor Tata Usaha            : Gunawan Suwoso
• Koordinator Logistik              : Abdul Rahim
• Kasir                                        : S. M. Fitriah

• Tanggal pelaksanaan PKL      : 13 – 25 Juni 2011
• Hari pelaksanaan                     : Senin s/d Jum’at
• Waktu pelaksanaan                 : 08.00 – 15.30 WITA

• Hari pelaksanaan                     : Sabtu
• Waktu pelaksanaan                 : 08.00 – 13.00 WITA

B.   Lingkup PKL

1.                              Pajak dan Inkasso

·         Menyesuaikan faktur pajak

·         Membubuhkan stampel pada faktur pajak

·         Mencetak faktur pajak

·         Menyusun faktur pajak

Tugas utama Pajak dan Inkasso :

a.   Bertanggung jawab kepada Supervisor TU / Administrasi

b.   Melakukan pencatatan dan pelaporan pajak baik PPN maupun PPh

c.   Membuat daftar piutang yang harus ditagih

d.   Membuat daftar piutang yang telah dilunasi

e.   Menyimpan dan menggunakan alat tagih.

2.      Fakturis / operator penjualan

·         Mengedit pesanan

·         Mencetak faktur

·         Memisahkan faktur untuk simpanan dan yang untuk pemesanan

·         Membubuhkan stempel pada faktur

·         Menyusun faktur

Tugas dan kegiatan utama fakturis

            a.   Bertanggung jawab kepada supervisor penjualan

            b.   Menerbitkan faktur

            c.   Memasukkan data penjualan kedalam komputer / data entri

3.      Bagian Gudang

·         Melakukan penerimaan barang masuk dan pengeluaran barang yang dipesan

·         Memelihara barang – barang dengan sebaiknya

·         Mengisi kartu stok pada saat barang masuk dan mengisinya sesuai dengan stok barang masuk dan barang keluar

·         Mengecek barang masuk dan pengambilan barang yang dipesan

Tugas dan kegiatan utama bagian gudang :

a.   Koordinator gudang:

·         Bertanggung jawab kepada kepala cabang

·         Mengkoordinir petugas gudang dan pengantar barang

·         Bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang

·         Bertanggung jawab terhadap keamanan barang

b.   Petugas Gudang :

·         Bertanggung jawab terhadap koordinator gudang

·         Menerima dan menyimpan barang atas instruksi dari koordinator gudang

4.   Bagian Kasir

·         Menyusun buku kas

·         Menyusun buku bank

Tugas utama kasir :

a.   Bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang

b.   Bertanggung jawab secara tidak langsung ke supervisor TU untuk 

      pekerjaan yang bersifat administrasi

c.   Menangani proses penerimaan dan pengeluaran kas

d.   Melakukan kliring ke bank

C.   Sejarah Berdirinya

      Kimia Farma merupakan pioner dalam industri Farmasi Indonesia. Cikal bakal perusahaan dapat diurut balik ke tahun 1917, ketika NV Chemicalien Handle Rathamp and Co. perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur. Sejalan dengan kebijakan Nasionalisasi perusahaan – perusahaan Belanda, pada tahun 1958 pemerintahan melebur sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF Bhineka Kimia Farma, selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971 bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan Terbatas yaitu PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Sejak tanggal 4 Juni 2001 PT Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan publik di Bursa Efek Jakarta dan di Bursa Efek Surabaya. Seiring dengan perkembangan tahun pada tanggal 4 Januari 2003 PT Kimia Farma Trading & Distribution sebagai anak perusahaan dari PT Kimia Farma. Unit distribusi yang diprestasikan oleh PT Kimia Farma Trading & Distribution sangat berperan penting dalam upaya peningkatan penjualan produk – produk Kimia Farma di Samarinda yang berfungsi sebagai distributor barang perusahaan.

      Dalam perjalanannya sampai sekarang PT Kimia Farma telah memulai lima periode perkembangan sebagai berikut :

1.      Tahun 1957 – 1959 ditandai dengan Nasionalisasi perusahaan – perusahaan milik Belanda yaitu, N.V. Rathkamp ; N.V. van Gorkom ; N.V. Bavosta ketiga-tiganya berpusat di Jakarta , N.V Ondemening  Yodium Watudakon Mojokerto. Pelaksanaan Nasionalisasi tersebut di koordinasi oleh Badan Pengambil alian perusahaan – perusahaan Farmasi milik  Belanda  (BAPPAHAAR)

2.      Tahun 1960 - 1968  perusahaan- perusahaan farmasi milik Belanda yang di nasionalisasikan dan jadikan perusahaan-perusahaan negara farmasi (PNF) di bawah koordinasi badan pimpinan umum (BPU) Farmasi Negara sebagai peleburan BAPPAHAAR yang bernaung di bawah departemen kesehatan. perusahaan – perusahaan. Negara farmasi yang didirikan antara lain : PNF raja farma, Nuranin Farma, NPF Nakula Farma di Jakarta, PNF. Bhineka Kimia Farma di bandung, dan PNF Sari Wisada di Yogyakarta.

3.      Tahun 1969 – 1970 dalam rangka pernetiban dan penyeder hanaan setiap usaha milik Negara. perusahaan – perusahaan Negara Farmasi tersebut di gabung kan dan dilebur ke dalam perusahaan Negara Farmasi dan alat kesehatan’’ Bhineka Kimia Farma’’.

4.      Tahun 1971 berdasarkan peraturan  pemerintah (PP) No.16 tahun 1971 yang berlaku pada tanggal 19 Maret tahun 1971, perusahaan Negara Farmasi dan alat kesehatan : Bhineka Kimia Farma : setelah melalui proses penelitian dan penilaian  yang cukup lama, akhirnya di nyatakan lulus ujian menjadi Perusahaan Perseroan (Persero), status sebagai Perseroan Terbatas dikukuhkan pada tanggal 16 agustus 1971 dengan akhta notaries No. 508 tahun 1971 oleh notaries Soeleman Ardjosasnito yang beralamat di Jln. Jendral adiwinata, SH.No 55 jakarta dan di umumkan di dalam berita Negara.

5.      Tahun 2000 dengan akhta notaries No.22 yang merupakan akhta perubahan anggaran dasar oleh notaries Wahjono Harjo, SHH. berdasarkan surat penetapan Pengadilan Negeri Jakarta Tanggal 31 agustus 2000 No. 70 / CN / HKN. P/PN / Jak . Selain pengganti dari Imas Fatimah Sarjana Hukum, dimana PT. Kimia Farma yang semula berstatus perseroan yang go public dengan nama Perseroan Terbatas Kimia Farma. TBK dan di umumkan di dalam tambahan berita Negara RI tanggal 19 desember No. 101. 

      Sebagai perusahaan perseroan maksud dan tujuannya adalah turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan serta program pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya kegiatan usaha dibidang industri Kimia Farmasi, Biologi dan kesehatan serta industri makanan dan minuman yang menerapkan prinsip – prinsip Perseroan Terbatas.

      Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan dapat melaksanakan kegiatan usaha baik dilakukan sendiri atau kerja sama dengan pihak ketiga antara lain :

a)      Mengadakan, menghasilkan, mengelola bahan kimia, farmasi, biologi, dan lainnya yang diperlukan dalam pembuatan sediaan farmasi, kontrasepsi, kosmetika, obat tradisional, alat kesehatan produk makanan atau minuman dan produk lainnya termasuk bidang perkebunan dan pertambangan yang ada hubungannya produksi diatas.

b)      Menyelenggarakan kegiatan pemasaran, perlengkapan dan distribusi dari hasil produk seperti diatas, baik hasil produk sendiri maupun hasil produksi piahak ketiga termasuk barang umum, baik di dalam maupun di luar negeri, serta usaha – usaha lain yang berhubungan dengan usaha perseroan.

      Saat ini PT Kimia Farma (Persero) Tbk. didukung oleh enam unit produksi farmasi yang tersebar di kota-kota Jakarta, Bandung, Semarang, Watudokam (Jombang), dan Tanjung Morawa  (Medan). Selain itu PT Kimia Farma (Persero) Tbk. memiliki 34 Pedagang Besar Farmasi, 157 Apotek, yang terkoordinasi dalam tujuh unit pemasaran daerah.

      Pada tanggal 13 Januari 2003 PT Kimia Farma (Persero) Tbk. melakukan restrukturisasi usaha dengan melakukan pembentukan anak perusahaan yang mengelola jaringan Apotek PT Kimia Farma Health Care atau disingkat PT Kimia Farma HC sedangkan anak perusahaan yang mengelola jaringan distribusi bernama PT Kimia Farma Trading & Distribution atau disingkat PT KFTD.

      Di Samarinda PT. Kimia Farma TD berlokasi di jalan Gurami No. 16 Samarinda yang kegiatan pemasarannya meliputi wilayah Kalimantan Timur dengan bidang usaha penjualan obat-obatan, alat kesehatan, alat kontrasepsi, keluarga berencana, bahan baku, bahan penolong terutama untuk laboratorium melalui Rumah Sakit, Apotek, Toko Obat, Instansi Pemerintah maupun Swasta.

D.   Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution

• Visi

Distributor pilihan utama bagi principal

(The Leading Choice For Principle)

• Misi

Memberikan pelayanan Trading and Distribution yang professional untuk unyuk memberikan keuntungan optimal bagi Stake Holders

E.   Tata Ruang

      Ruangan PT. KFTD Cabang Samarinda terdiri dari :

• Ruang Tamu
• Ruang Kepala Cabang
• Ruang Depan (Kasir)
• Ruang Tata Usaha / Administrasi
• Ruang Supervisor – Supervisor
• Musholla
• Ruang Salesman
• Toilet
• Dapur
• Ruang Narkotika & Psikotropika
• Ruang Cairan Infus
• Gudang Obat
• Tempat Parkir
• Ruang Pengepakan Barang
• Gudang Barang Expire Date

BAB IV

KEGIATAN PKL

A.   Pengertian

       Kegiatan PKL adalah suatu kegiatan praktek langsung ke lapangan yang dilakukan di suatu tempat / instansi terkait sesuai bidangnya yang bertujuan untuk menambah keterampilan dan ilmu pengetahuan serta mengetahui secara mendalam aktivitas secara langsung dari pada instansi / tempat kerja yang bersangkutan.

B.   Aktifitas PBF

       Pada PBF untuk pengelolaan obat, pada dasarnya mencakup kegiatan perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan distribusi.

a.   Perencanaan

       Perencanaan kebutuhan obat di PBF Kimia Farma dulunya memakai sistem droping dari sistem pusat, tatapi karna sistem tersebut dirasakan kurang berhasil sehingga tidak digunakan lagi. Pembelian barang-barang / dilakukan dengan memesan ke Depo Central yang ada di Jakarta dari Kimia Farma. Stok barang-barang / obat-obat yang dipesan untuk digunakan selama tiga bulan kedepan, misalnya melakukan pemesanan pada bulan Juni maka pemesanan berikutnya dilakukan pada bulan September. Apabila barang / obat yang dipesan dalam jangka tiga bulan stoknya telah habis, maka pihak yang memesan melakukan order kembali dengan tanggungan biaya sendiri dan dikirim melalui jasa udara. Barang / obat yang telah dipesanakan disalurkan ke apotek, rumah sakit, dan lain-lain, selain itu juga akan disalurkan untuk program lain seperti ke jamkesmas dan askes. Obat-obat yang masuk / yang datang harus dibukukan dalam buku khusus gudang.

b.   Pengadaan

       PBF Kimia Farma mengadakan kebutuhan obat dari Kimia Farma pusat / Depo Central. Stok barang yang diadakan di PBF, sekali pengadaan tergantung kebutuhan obat yang dibutuhkan, tetapi tidak semua obat-obatan didatangkan dari Kimia Farma / Depo Central ada yang didatangkan dari daerah itu sendiri seperti Konicare, Biogesic, Paramex, Asmasolon, dan sebagainya.

       Untuk pengadaan narkotika didatangkan dari Kimia Farma pusat / Depo Central dengan surat pesanan khusus yang kemudian akan diproses dan siap dikirimkan sesuai dengan pesanan. Pemesanan narkotika dan psikotropika tentunya terdapat batasan pemesanan tertentu yang harus ditaati, sehingga pemesanan tidak boleh berlebihan hanya sesuai kepentingan. Untuk pelayanan pengadaan sediaan narkotika harus dari surat pesanan (SP) asli dilengkapi dengan tanda tangan direktur perusahaan atau kepala cabang dan apoteker, stempel perusahaan yang bersangkutan serta dengan syarat-syarat kelengkapan lainnya. Pengantaran narkotika dari Kimia Farma pusat harus lewat udara dengan pengepakan khusus (ditempatkan dengan peti kemas).

c.   Penerimaan

       Obat-obatan di Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) ada yang diterima dari Kimia Farma pusat / Depo Central ada pula yang didatangkan dari dalam daerah (PBF lain) dalam kondisi tertentu seperti Konicare, Natur E, Supertin dan sebagainya. Barang yang diterima rutin dikirim melalui tim ekspedisi untuk persediaan tiap tiga bulan kedepan. Untuk narkotika khusus hanya diterima dari Kimia Farma pusat / Depo Central di Jakarta dengan SP khusus yang asli dan terdiri dari syarat – syarat lainnya.

       Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di Gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :

a.   Bukti Pesanan Barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)

b.   Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan )

c.   Cek Bukti Pemesanan dengan fisik barang

d.   Cek Expired Date dan kondisi barang ke penyimpanan.

       Barang-barang / obat-obat yang masuk dicatat dalam pembukuan Gudang kemudian dilakukan pengeditan di komputer.

d.   Penyimpanan

       Setelah barang diterima dan dicek, selanjutnya adalah proses penyimpanan barang / obat di gudang. Penyimpanan obat harus disesuaikan dengan suhu tertentu sesuai jenis obatnya. Tetapi tidak semua obat harus disimpan pada suhu tertentu, adapula obat yang disimpan pada suhu normal. Pengaturan suhu dilakukan dengan tujuan agar obat yang disimpan digudang, pada saat dilakukan pengepakan obat dalam keadaan baik atau bagus. Suhu yang tidak sesuai akan merusak obat. Misalnya saja pada tablet salut gula, apabila tablet salut gula disimpan pada suhu yang panas, maka obat tersebut dapat meleleh dan tidak dapat digunakan sehingga harus disimpan pada suhu yang sejuk. Selain itu obat yang harus disimpan pada suhu yang dingin adalah vaksin, injeksi dan supositoria. Vaksin harus disimpan pada kulkas, tetapi suhunya harus diatur sesuai ketetapan suhunya (suhu kamar), dengan menyesuaikan sediaan dengan ketentuan suhunya sehingga kualitas dari sediaan dapat terjaga.

       Penyimpanan injeksi selain vaksin, dapat disimpan seperti obat biasa lainnya, yakni pada suhu normal.

Gudang penyimpanan Narkotika & Psikotropika di PBF

1. Dinding dibuat dari tembok dan hanya mempunyai satu pintu dengan dua buah kunci yang kuat dengan merek yang berlainan.
2. Langit-langit dan jendela dilengkapi dengan jeruji besi.
3. Dilengkapi dengan lemari besi yang beratnya tidak kurang dari 150 kg dan mempunyai kunci yang kuat.
4. Gudang dan lemari tidak boleh untuk menyimpan barang lain kecuali ditentukan lain oleh Menteri.

e.   Alur Pendistribusian PT. KFTD

  1.  Pengadaan barang pada gudang

       Pada pengadaan barang harus melalui tahapan-tahapan berikut :

       a.   Kepala Cabang

       b.   Supervisor penjualan

       c.   Supervisor gudang

       d.   Petugas pembeliaan

  2.  Penyimpanan barang

       Penyimpanan barang pada gudang berdasarkan :

       a.   Kelompok produk

              Kelompok produk ini didasarkan pada OTC, Principal, Ethical Brand, Generik dan Lisensi tetapi tetap dibedakan berdasarkan bentuk sediaan obat, hal ini untuk mempermudah dalam memantau stok obat dalam gudang, sehingga distribusi obat di monitoring.

       b.   Abjad

     Penyusunan obat berdasarkan alphabet dilakukan agar dalam mengakses atau mengambil obat lebih mudah dan cepat, karena telah tersusun rapi berdasarkan susunan alphabet tersebut.

       c.   First In First Out (FIFO)

     Barang yang datang pertama kali harus dikeluarkan terlebih dahulu daripada yang baru datang, agar tidak terjadi penumpukan barang atau produk mati yang kemungkinan dapat kadaluarsa sehingga berakibat pada kerugian.

d.   First Expired First Out (FEFO)

     Barang yang masa kadaluarsanya lebih awal harus dikeluarkan terlebih dahulu daripada masa kadaluarsanya yang masih lama. Hal ini dilakukan untuk memperkecil kemungkinan penumpukan obat kadaluarsa yang mengakibatkan kerugian.

 3.  Penjualan

Penjualan barang berkaitan dengan pengeluaran barang dari gudang, berdasarkan pesanan dari konsumen. Pesanan dapat dilakukan melalui telepon (berlangganan) dan salesman (menggunakan surat pesanan / SP).

Tahap pemesanan / penjualan barang melalui :

a.   Salesman

b.   Operator penjualan

c.   Petugas gudang

d.   Bagian pengantar

e.   Petugas inkasso

f.   Pencatatan dan Pelaporan

       Pedagang Besar Farmasi wajib membukukan dengan lengkap setiap adanya pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi. Hal ini ditujukan agar, apabila ada pemeriksaan oleh Dinas Kesehatan atau Balai besar POM dapat dipertanggung jawabkan. Pembukuan yang dimaksud mencakup surat pesanan, faktur pesanan, faktur pengiriman dan penyerahan, kartu persediaan digudang maupun dikantor PBF.

       Pembukuan dilakukan setiap kali pengadaan barang, berisikan barang-barang yang dipesan. Barang yang diorder dicatat pada buku defekta (buku pesanan). Sediaan farmasi lainnya yang akan didistribusikan harus dicatat di kartu stok. Sedangkan barang yang masuk dicatat pada buku penerimaan barang. Data yang ada pada kartu stok dengan persediaan yang ada digudang harus sama, tapi bisa terjadi selisih apabila ada obat yang rusak / kadaluarsa. Barang yang rusak / kadaluarsa juga dicatat tetapi pencatatannya pada buku pemusnahan sediaan, kemudian dibuat laporannya yang kemudian dikirim ke Dinas Kesehatan atau Balai besar POM.

       Pada narkotika dan psikotropika harus dilaporkan ke Dinas Kesehatan atau Balai besar POM setiap bulan, dilakukan dengan tujuan agar barang narkotika dan psikotropika dapat diketahui kemana saja pendistribusian obatnya. Narkotika dan psikotropika hanya disalurkan di apotek, puskesmas, rumah sakit, dan PBF lainnya yang memiliki apoteker penanggung jawab.

       Narkotika dan psikotropika yang dipesan diluar daerah harus langsung diantarkan oleh pihak yang memesan obat tersebut ke daerahnya, tetapi mereka harus membawa surat kuasa yang telah dikuasakan kepadanya. Jika dalam daerah, langsung diantarkan oleh pihak PBF itu  sendiri.

g.   Pemusnahan Barang

       Barang yang rusak, sudah kadaluarsa atau karena sebab tertentu sehingga sediaan tersebut harus dimusnahkan di kumpulkan sehingga memuat berita acara yang berkaitan dengan pemusnahan sediaan, tanda tangan penanggung jawab (Apoteker, Tenega Teknis Kefarmasian, dan saksi – saksi lainya) sehingga berita acaranya dikirimkan ke Dinas Kesehatan /  Balai besar POM.

BAB V

PEMBAHASAN

       PT Kimia Farma Tbk (Persero), merupakan perusahaan yang bersifat terbuka (GO PUBLIC) dan memiliki dua anak perusahaan yaitu :

1.   Perseroan Terbatas Kimia Farma Trading and Distribution

2.   Perseroan Terbatas Kimia Farma Apotek

       PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) merupakan anak perusahaan dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk yang bergerak dalam bidang distribusi obat atau disebut dengan pedagang besar farmasi (PBF). PT KFTD memiliki Prinsipal dalam pendistribusian perbekalan yaitu PT Bayer, PT Metrolis, PT Global Distro Medica, PT Mahakam Beta Farna.

       Marketing atau pemasaran PT KFTD dibagi berdasarkan produk yaitu :

1.    On The Counter (OTC)

       Pada pemasaran OTC mendistribusikan Consumer Health Product (CHF) atau mendistribusikan produk kesehatan masyarakat, obat-obat bebas yang umum digunakan oleh masyarakat, biasa dijual pada swalayan farmasi di apotek Kimia Farma maupun apotek, toko obat dan mini market lainnya. Promosi OTC dapat dilakukan dengan memasang spanduk atau iklan pada media cetak dan elektronik.

2.    Lini Ethical

       Lini Ethical mendistribusikan obat atau produk paten yang tidak dapat dijual dengan bebas harus melalui resep dokter, apotek dan instalasi-instalasi farmasi rumah sakit.

        

       Berdasarkan jenis obat Lini Ethical dibagi menjadi dua, yaitu :

1.    Ethical Garuda

       Ethical Garuda mendistribusikan obat-obat antibiotik, vitamin, analgetik dan mukolosistem.

2.    Ethical Rajawali

       Ethical Rajawali mendistribusikan obat-obat gastro, kardia, kulit atau kelamin.

3.    Lini Obat Generik (OG) dan Lini Obat Generik Berlogo

       Lini OG mendistribusikan obat dengan nama dagang yang sama dengan kandungannya. Pendistribusian OG sangat luas yang meliputi toko obat, apotek, dokter dan rumah sakit.

       Lini OGB mendistribusikan obat generik tetapi menggunakan nama pabrik yang memproduksi. Pendistribusian OGB biasanya mengikuti atau bekerja sama Lini Ethical, karna membawa produk dari perusahaan yang sama yaitu PT. Kimia Farma.

4.    Lini Instusi

       Lini Instuti mendistribusikan dan mengadakan obat-obat pada instalasi-instalasi pemerintah, berdasarkan tender yang didapat. Untuk melaksanakan tender ini harus ada Surat Perintah Kerja (SPK).

       Untuk obat narkotika, PT KFTD merupakan satu-satunya PBF yang diberi wewenang oleh pemerintah dalam pendistribusian narkotika untuk apotek, rumah sakit dan balai-balai pengobatan lainnya.

       Dalam penentuan harga produk yang ditawarkan oleh PT KFTD semua telah diatur oleh pemerintah melalui Harga Eceran Tertinggi (HET), jadi pihak KFTD dalam berkompetisi dengan kompetitor lain tidak bersaing dalam harga produk namun jenis pelayanan kepada pelanggan dalam pemesanan lebih diutamakan sehingga pelanggan merasa puas terhadap kinerja KFTD.

       Lokasi dari KFTD sangat strategis sehingga memudahkan dalam pendistribusian obat ke seluruh tempat pelayanan kesehatan masyarakat seperti rumah sakit, apotek, swalayan dan toko obat. Dalam pemesanan barang konsumen dapat memesan perbekalan farmasi melalui telepon dan salesman dengan menggunakan surat pesanan.

       Dalam mempromosikan produk obat dan perbekalan farmasi, pihak PT KFTD mempromosikan dalam media cetak seperti brosur, spanduk serta melalui media elektronik. KFTD juga mempromosikan produknya dengan melakukan kerja sama dengan dokter untuk menggunakan produk obat Kimia Farma. Kegiatan mempromosikan produk tersebut adalah tugas Medical Representative (MR). para Medical Representative tersebut melakukan pendekatan khusus pada dokter, dengan memberikan komisi atau mendukung kegiatan dokter dalam kegiatan seminar atau symposium.

       Berdasarkan kegiatan diskusi yang dilakukan dengan kepala cabang KFTD Samarinda, bahwa target penjualan semakin meningkat, mengingat semakin banyak konsumen yang memesan obat melalui KFTD karna mereka puas terhadap pelayanan yang diberikan.

       Dalam pembagian kerja terhadap tugas karyawan KFTD memiliki standar operasional prosedur (SOP) sehingga masing-masing mengetahui hak dan kewajibannya.  

BAB VI

PENUTUP

A.   Kesimpulan

1. PT Kimia Farma Persero Tbk. merupakan perusahaan yang bersifat terbuka (go public) dan memiliki dua anak perusahaan yaitu :
• Perseroan Terbatas Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD)
• Perseroan Terbatas Kimia Farma Apotek (KFA)
2. Bagian PT KFTD terdiri dari kepala cabang, apoteker, tenaga teknis kefarmasian, kasir, supervisor penjualan, supervisor logistik, salesman, operator penjualan, administrasi inkasso, penagih, administrasipenagih, administrasi kas / bank, petugas gudang dan pengantar barang dan sebagainya.
3. PT KFTD Cabang Samarinda memiliki marketing mix yang sehat dari segi memasarkan produk obat OTC, Generik, Generik Berlogo, dengan cakupan pasar regular yang luas di kota-kota besar Kalimantan Timur (Samarinda, Balikpapan, Bontang, Tarakan, Sangata dll).
4. PP 51 tahun 2009 tentang Kefarmasian bahwa penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah Apoteker. Peraturan ini beraku satu tahun kemudian. Sehingga PT. KFTD penanggung jawabnya Apoteker.
5. PT KFTD merupakan satu-satunya PBF yang diberi wewenang oleh pemerintah dalam pendistribusian narkotika untuk aspek, rumah sakit dan balai pengobatan lainnya.
6. PT KFTD memiliki standar operasional prosedur (SOP) yang berfungsi dalam pembagian kerja masing-masing karyawan sehingga pengevaluasian kerja selalu dilakukan untuk meningkatkan efesiensi perusahaan.
7. Marketing atau pemasaran PT KFTD dibagi berdasarkan produk yaitu :

·         On The Counter

·         Lini Ethical

·         Lini Obat Generik (OG) dan Lini Obat Generik Berlogo (OGB)

·         Lini Instuti

      8.   Adapun tahapan pengadaan barang sebagai berikut :

·         Kepala cabang

·         Supervisor penjualan

·         Supervisor gudang

·         Petugas pembelian

      9.    Penyimpanan barang pada gudang berdasarkan :

·         Kelompok sediaan farmasi ( obat bebas, obat bebas terbatas, vaksin,dsb )

·         Disusun berdasarkan abjad

·         Menggunakan system first in first out ( FIFO )

·         Menggunakan system first expired first out ( FEFO )

    10.    Adapun tahap pemesanan / penjualan barang melalui :

·         Salesman

·         Operator penjualan

·         Petugas gudang

·         Bagian pengantar

·         Petugas inkasso

11.    Pengadaan Narkotika dari depo sentral atau Kimia Farma pusat                                                                  

         pemesanan Narkotika oleh apotik dan rumah sakit harus dengan SP Khusus 

         dan yang asli dengan tanda tangan Apoteker penanggung jawab apotik.

12.    Pemusnahan sediaan-sediaan farmasi dilakukan apabila terdapat sediaan-

         sediaan yang tidak layak atau kadaluarsa, dilakukan apabila  sediaan-

         sediaan farmasi yang tidak  layak tersebut sudah terkumpul dan siap

         dimusnahkan. Sebelum dimusnahkan dibuat terlebih dahulu berita acara

         yang ditanda tangani oleh Apoteker Penanggung Jawab, kepala cabang,

         TTK, dan sebagainya dan kemudian berita acara tersebut dikirim kepada

         dinas kesehatan / balai besar POM.

13.    TTK harus membuat laporan penjualan Narkotika setiap bulannya ke Dinas

         Kesehatan Kota / Balai besar POM.

B.   Saran

      Sebagai akhir dari penulisan ini maka kami ingin menyampaikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna untuk perusahaan, sekolah dan siswi-siswi SMK farmasi. Adapun saran yang dapat kami berikan antara lain :

a. Saran untuk PBF

• Sebaiknya fasilitas penunjang yang sekiranya belum dilengkapi hendaknya segera dilengkapi.
• Sediaan farmasi yang penyimpanannya diatur oleh ketentuan suhu tertentu hendaknya disimpan sesuai suhunya agar sekiranya sediaan tetap terjaga kualitasnya dan bentuk sediaannya.

                             

b. Saran untuk Sekolah

• Sebaiknya pembekalan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan PKL lebih diperbanyak dan diperluas sehingga siswa dan siswi dapat lebih mantap lagi dalam melaksanakan PKL.
• Dan perlu adanya bimbingan kepada siswa –siswi yang akan PKL bagaimana cara membuat laporan PKL

c. Saran untuk Siswa / Siswi yang akan melaksanakan PKL

·         Sebaiknya siswa / siswi yang hendak melaksanakan PKL kiranya bisa menguasai pelajaran kefarmasian khususnya sinonim, mengetahui nama-nama obat baik generik maupun paten serta pengetahuan mengenai tata cara pemakaian komputer.

·         Hendaknya siswa / siswi PKL dapat lebih disiplin, menjaga sikap dan mengikuti segala aturan yang telah ditetapkan oleh instansi yang menjadi tempat PKL.

DAFTAR PUSTAKA

·             Anggota IKAPI. 2010. Undang – Undang Kesehatan. Bandung: FM Fokusmedia.

·             Adi Darmansyah, S.Pd, R.Y. Bambang Purwono,S.Pd, Heru Purwanto, S.H. 2010. Undang – Undang Kesehatan. Jakatrta: PPB SMF-SMKF.

·             Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 918/ MENKES/ PER/ X/1993.

·             Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 1191/ MENKES/ SK/ IX/ 2002.

·            Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 889/MENKES/ PER/V/2011.

·             Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 1148/ MENKES/ PER/VI/2011.